ビジネスホンで転送の有効活用

2021-06-04
ビジネスホンで、いくつかの機能をご紹介いたします。
まずは、転送機能になります。皆様の中で転送機能と聞くと保留とよく似た機能として転送があります。これも受付や窓口にかかってきた電話を別の誰かに繋ぎ直したいときに利用しますが、本来の電話で相手への電話の引き継ぎ方に少し違いがあります。例えばAさんが外線1番の電話を受け、この外線電話を他の人に回したい場合、Aさんはまず保留ボタンではなく、【転送ボタン】を押します。【転送ボタン】を押したタイミングでその電話は【保留】状態となります。次に、Bさんの内線番号をダイヤルし相手を呼び出します。外線が掛かってきていることを伝え、相手が電話に出られる状態の場合、Aさんはそのまま受話器を置きます。
受話器を置くことにより、保留されていた外線がBさんの電話機に強制的に転送される、という仕組みです。転送を利用するメリットとして、外線番号を伝える必要がないため、転送間違いといったことが発生しづらい点があげられます。

基本的な利用以外にも業務に役立つ便利な機能がビジネスホンには搭載されています。いくつかの便利機能を紹介します。なお、ビジネスホンの機能によっては利用できない機能や、利用する為には設定を行う必要があるものもあります。

・内線代理応答機能
内線代理応答機能とは、自分とは離れた席にある他の電話機に内線着信があった場合、自分の電話機の受話器を上げ、【代理応答ボタン】を押すことによって、その電話機の着信を受けることができる機能です。
実際に着信音がなっている電話機のところまで行って電話を受ける必要がない為、社員の離席が多い現場などでは便利な機能です。

・不在転送 不在メッセージ
不在転送とは、あらかじめ他の内線電話や携帯番号を設定しておくことで、離席中にかかってきた内線電話をその番号に転送する事が出来る機能です。
離席中でも内線を受ける事が出来るため、会議などで離席が多い人に便利でしょう。
不在メッセージとは、離席中に内線が掛かってきた時に、かけてきた相手の電話機のディスプレイにメッセージを表示することも可能になる機能になります。
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