業務利便性の向上に、ビジネスホン

2021-10-21
今回、新潟で初めてのビジネスフォンの導入をしたお客様です。
それまでは、事務所の代表番号はアナログの単独回線(1通話で話中)、発信用で別の回線を使い、家庭用の電話機と小型のFAXを使って業務を行っていました。
最近は、FAXの使用頻度が少なくなる中で、専用の回線を用意しておくことが無駄なのではないかと事から今回のお話になりました。
今までの番号を、番号ポータビリティすることでそのまま、ひかり電話オフィスタイプへと移行して使用します。(NTTで始めから番号を取得した場合)
ひかり電話の場合は、市内局番が違っていても一契約で今までと同じ番号を使う事が出来ます。
AspireXで使う番号毎に、同時に着信する数を制御する事で使っている同時通話可能な回線数を減らして、回線の使用効率を改善しています。
基本費用を抑えると同時に、利便性の向上と回線の無駄を省くための、ビジネスフォン導入となりました。
今回、コードレス電話機も必要と言うお話をいただきましたが、あまり必要性が高いとも思えなかったために、今まで使っていた家庭用のコードレス電話機をそのまま、ビジネスフォンのシステムに取り込み使用しています。
回線も、ひかり電話オフィス1契約にまとめた事で、基本費用も利便性も向上。今までは、かかってきた電話番号ごとに、バラバラの電話機で応対していましたが、全部の番号を1台の電話機で使えるようになり、スタッフの方も対応が楽になっています。全ての番号に対して、留守電設定をして不在時の対応はもちろんですが、不応答転送を利用する事で、スタッフが少ない時などの電話に応対出来ない場合も、着信に応答をしないとタイマー設定で留守番電話が作動するようになっています。
最初は、無かった話ですが業務上使えると便利と言う事で、自動通話録音(標準機能、設定で利用可)も利用しています。
通話中に、録音が必要と判断した時だけ保存操作をすれば、会話内容は最初から保存されます。
保存操作をしない場合は、保存されずに消去されます。
重要な内容は、AspireXと接続したパソコンで、音声データファイルを保存。
今まで使えなかった、全部の電話機共通で短縮番号も使えるようになりました。
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