2月, 2019年

LAN工事で業務効率アップ

2019-02-19

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日も新潟市内を、ビジネスホンの電話工事、LAN工事で回っております。

業務効率アップ、オフィス環境の改善をお考えの方、ぜひ弊社までお問い合わせください。

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それでは、昨日の続き☆

「ビジネスホンの便利な機能紹介」です。

7.【代理応答】

「代理応答」とは、不在、または通話中のビジネスホンに内線が来たときに、他の人が代わりに内線を代理で取ることができる機能です。

周囲のビジネスホンが鳴っていたり、他部署のビジネスホンが鳴っていたりという際に大変便利です。

代理応答には三種類あり、「内線番号指定代理応答」、「自グループ内内線代理応答」、「グループ指定内線代理応答」で、 主な違いは代理応答をするビジネスホンのグループ設定によって変わりまってきます。

〈こんなオフィスにおススメ〉

他のデスクのビジネスホンにかかってきた内線を、手元のビジネスホンで取りたい場合。

遠くの席で鳴る内線を手元のビジネスホンで取ることができるのが、「代理応答」の大きなメリットです。

もちろん、これは他部署の場合も同様で、他部署が全員会議のため一時的に電話を取ってほしいというときに「代理応答」で対応が可能です。

8.【通話モニター】

「通話モニター」とは、通話中の会話を別のビジネスホンから聞くことができる機能です。

こちらの会話を聞くのみで、聞いている側の声は聞こえません。そのため多くは「新人教育の場」で利用されます。

LAN工事で配線をスッキリさせませんか?

2019-02-18

新潟市の皆様、こんにちは☆

今週も始まりました☆

2月も後半、張り切っていきたいと思います。

今日は新潟市のお客様のもとへ、LAN工事にきております。

デスク周り、デスク下のごちゃごちゃした配線をどうにかしたいということでした。

そんな時も、弊社の出番です。

LAN工事で、スッキリしたオフィスを実現させませんか?

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それでは、本題。

ビジネスホンの「便利な機能紹介」☆

今日は、【ナンバーディスプレイ】のご紹介。

6.【ナンバーディスプレイ】

「ナンバーディスプレイ」とは、ビジネスホンのディスプレイに電話番号を表示させる機能です。

多くの方には、ビジネスホンに標準装備されているものと思われていますが、実際はNTT東日本や西日本のオプション(付加)サービスなんです。

かかってきた相手の電話番号が分かると、よく電話の来る取引先や顧客が出る前から認識できたり、見覚えのない電話や「非通知」など避けたい電話番号を判断することも可能です。

ビジネスホンには、絶対に付けたい機能の一つです。

〈こんなオフィスにおススメ〉

迷惑電話や、営業の電話が多くて困っている場合!

お心当たりの方も多いと思います。

仕事上、営業の電話は付き物と思いますが、あまりにもしつこいと、仕事の妨げになりますよね。

また、迷惑電話も何度も同じところからかかってくる、という経験もあるのではないでしょうか。

その際、事前に電話番号が分かっていれば、業務を妨害されず、電話に出る必要のないものの判断が可能になります。

今日はLAN工事2件☆

2019-02-14

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日も張り切って、新潟市内を電話工事、LAN工事で回っております。

何か通信関係や、オフィス環境のことでお困りの際は、弊社までお気軽にお問い合わせください。

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それでは、「ビジネスホンの便利な機能」について。

ボイスメールについてのご案内。

ビジネスホンにかかってきた電話の伝言ミスを減らしたり、取次ミスや、その手間を減らしたいという方におススメの機能です。

また、同じメッセージを複数のメールボックスへ送り、ビジネスホンなどから聞くことができます。

5.【電話帳】

「電話帳」とは、スマートホンや携帯電話の電話帳(アドレス帳)と同じ役割を持つビジネスホン機能の一つです。

これは、必須ですね☆

電話帳は顧客や取引先の電話番号を名前とともに登録・記憶することができ、この情報は「主装置」という機器を経由することで、その他のビジネスホンと共有することが可能です。

主に電話帳には、主装置から登録情報を全部のビジネスホンに適応させる「共通電話帳」と、ビジネスホンごとに登録する「端末別電話帳」の二種類があります。

〈こんなオフィスにおススメ〉

取引先や顧客が多く、いつもプッシュ回線で電話をかけている場合。

電話をかける際、毎回、電話番号を調べてはいませんか??

携帯電話と同様、電話帳(アドレス帳)を活用し、ダイアルミスや、手間を削減しましょう。

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次回は、「ナンバーディスプレイ」のご紹介です。

ビジネスホン、不在時の対応

2019-02-13

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日もビジネスホンの電話工事、LAN工事と新潟市のお客様の元へ行ってきます!

昨晩、雪が降りましたので、運転、移動には十分注意していきたいと思います。

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それでは昨日の続き、ビジネスホンの便利な機能、「不応答着信のお知らせ」。

〈こんなオフィスにおススメ〉

外出中に電話がかかってくることが多い場合です。

緊急時や、事前に急ぎの用件とわかっている電話にはなるべく早く対応し、ビジネスチャンスを逃さないようにしたいですよね。

「不応答着信お知らせ」機能は、登録しているスマートホンや携帯電話に、社内のビジネスホンに着信があったことをお知らせしてくれるため、不在時も相手を待たせることなく折り返すといった対応が可能になります。

4.【ボイスメール】

「ボイスメール」とは、ビジネスホンでの通話や、留守番電話の録音を一時的に、主装置側に蓄えることができる機能です。

主装置内はメールボックスごとにメッセージが管理されており、そのメリットは録音がビジネスホンを通し、「共有」できるという点にあります。

例えば、不在の担当にどのような会話をしたか、そのまま録音し、担当のメールボックスまで送れば、細かいニュアンスまではっきりと伝わり、伝言ミスなどを格段に減らすことができます。

〈こんなオフィスにおススメ〉

伝言ミスや、取次の手間を減らしたい場合です。

ミスや手間を減らし、生産性を上げたいというオフィスにおススメの機能です。

ビジネスホン、「留守電2チャンネル」

2019-02-12

新潟市の皆様、こんにちは☆

3連休明けですね☆

今週も頑張っていきたいと思います!

今日は今まで、ビジネスホンの電話工事、LAN工事で新潟市内を回っておりました。

対応がありましたので、少し遅めの更新です。

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それでは、前回の続き☆

ビジネスホンの便利な機能紹介です。

2.【留守番電話2ch使用】

「留守番電話2ch使用」とは、留守番電話の際に異なるメッセージを流すことができる機能です。

本来の意味としては、留守番電話を2ch(2回線)分を使い、設定すると言う意味で、たとえば 「部署ごとに違うメッセージを流す」、「営業時間が違うため、別々に留守番電話を設定ができるようにする」 、という際に使うことができます。

〈こんなオフィスにおススメ〉

部署ごとに電話対応ができる時間が異なる場合です。

留守番電話を2回線使うことで、営業部では「ただ今の時間は営業時間外となっております。営業時間は午前10時から午後7時間までです。。。。」、と言ったメッセージを。

総務部では、「ただ今の時間は受付時間外となっております。受付時間は午前9時から午後6時間までです。。。」と、それぞれのメッセージを入れることができます。

3.【不応答着信のお知らせ】

「不応答着信お知らせ」機能は、外出時やオフィス不在時に便利な機能です。

オフィスのビジネスホンに着信があり、誰も出ることができなかった場合、事前に登録しているスマートホンや携帯電話宛てに 「ビジネスホンに着信があったこと」、「その着信に誰も応答しなかったこと」をお知らせしてくれます。

ビジネスホン、「外線転送」について

2019-02-08

新潟市の皆様、こんにちは☆

今週の稼働も今日で最後☆彡

金曜日、今日も張り切っていきたいと思います!

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というわけで、「ビジネスホンの便利な機能」紹介を前回からさせて頂いております。

皆様、ご存じの機能から、あまり知られていない機能まで。

一挙に紹介しちゃいます。

ビジネスホンの魅力に気付いて頂けること、間違いなしです。

1.【外線転送】

ビジネスホンと言えば、何を差し置いてもこれ、ではないでしょうか??

「外線間転送」とは、前もって登録しておいた携帯電話やスマートホンに電話を転送することができる機能です。

言い換えれば、「携帯電話やスマートホンを、内線電話のように使える機能」で、後からかけ直しをする手間も省け、業務をスムーズに行うことができます。

外線間転送には即座に転送されて、一定時間のみコールする「外線自動転送」と手動で転送をする「外線手動転送」の二種類があります。

〈こんなオフィスにおススメ〉

外回りの社員が多く、ビジネスホンにかかった電話をいつも折り返しにしている場合、非常に便利な機能です。

営業の部署など、外出の多いオフィスでは電話をとることが難しく、いつも折り返しにしており、あまり先方に良い印象を与えません。

そこで「外線間転送」機能を使うと、折り返しすることなく担当が持ち歩いているスマートホンや携帯電話へ電話が転送され、手間や負担を格段に減らすことが可能です。

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次回は、「留守番電話2ch使用」についてです。

ビジネスホンの便利機能

2019-02-07

新潟市の皆様、こんにちは☆

今週も折り返しを過ぎまして、本日もビジネスホンの設置と、LAN工事に行ってきます。

前回のLAN工事の紹介記事をお読み頂いたお客様からのご依頼です。

ご満足頂けるように務めて参ります。

新潟市の皆様、何かご不明点などございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

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それでは、本題。

本日で最終章を迎えます。

「ビジネスホンの選び方」について。

前回の記事では、必要な機能、スペックに合わせるというお話、様々なシーンに合わせて、それぞれの機能を紹介いたしました。

おまけで、もう一つ☆彡

「音声ガイダンスを流して、担当部署まで電話を回したい」

【IVR】

コールセンターや、お客様サポートセンターなどによくある、便利な機能です。

人件費、労力、時間を削減できますので、おススメの機能の1つです。

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以上が、「ビジネスホンを選ぶ際のポイント」です。

繰り返しになりますが、ぜひお気軽に弊社までご相談、お問い合わせください。

続いて、ここからはその他の便利なビジネスホンの機能を紹介していこうと思います。

「知って得するビジネスホン機能」です☆

別名、「多機能電話機」とも呼ばれるビジネスホンには、他にも様々な便利機能が搭載されています。

ビジネスホンは「ビジネス(仕事、作業、業務)のためになるもの」ということをを念頭につくられたもので、多くの人が持つ「仕事の悩み」をいかに解決するか徹底的に考えられたものが、ビジネスホンなのです。

ビジネスホンの必要スペック

2019-02-05

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日も2月とは思えない、雪のない晴天の中、新潟市のお客様先へ電話工事、LAN工事に来ております。

安心、安全を目指し、ご満足頂けるように努めてきます。

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電話工事、LAN工事、その他、ビジネスホンに関するご質問、ご要望、通信関係に関すること全般、皆様のお悩みを解決します。

ぜひ弊社までご一報ください。

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それでは昨日の続き、「ビジネスホンの選び方」について。

昨日は、従業員数に応じて、導入台数、必要な同時通話数を決めるというご紹介でした。

導入台数は1デスクに1台、必要な同時通話数は従業員数の約3分の1くらいが、ちょうどいい目安とされています。

ぜひ、ビジネスホンをお選びになる際の参考になさってください。

続いて、ポイントの3つ目のご紹介。

3.必要なスペック機能

保留や転送、留守番電話機能など、基本的な機能は標準搭載されているビジネス本がほとんどです。

しかし、業種や業態、オフィスの環境によって必要となる機能や、あったら便利な機能が出てくるため、求める機能に対応しているかどうかで選ぶということも重要になってきます。

例えば、以下のようなニーズには、どんな機能が必要なのか、少しまとめてみました。

・通話内容を聴いて、新人教育に使いたい

「通話モニター機能」

・外出先から会社の電話番号を使って電話をかけたい

「リモートコールバック機能」

・電話を使って他の拠点の複数人と会議をしたい

「会議通話」

ビジネスホンの導入台数

2019-02-04

新潟市の皆様、こんにちは☆

2月最初の週明け、今週も張り切っていきたいと思います!

本日は、ビジネスホンの設置が2件、LAN工事が1件入っております。

新潟の皆様、何かお困りの際は遠慮なく弊社までご一報ください。

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さて、それでは本題。

ビジネスホンの選び方について。

前回の続き、「新品にするか、中古にするか」というところ。

まずは、それぞれのメリット、デメリットをまとめてみました。

【新品ビジネスホン】

〈メリット〉

・最新の機能が使える
・故障しにくく、長く使える
・リース契約が可能(初期費用が安い)

〈デメリット〉

・中古と比べると価格が高騰する

【中古ビジネスホン】

〈メリット〉

・新品にくらべると、かなり安い
・レンタルが可能

〈デメリット〉

・故障した場合、修理の部品が揃わないことがある

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続いて、2つ目のポイント。

2.就業員数や、導入台数

ビジネスホンは種類によって、接続台数や同時通話数が変ります。

会社の規模、従業員数によって何台ビジネスホンが必要か考え、将来的に人員が増えるようであれば、増設が可能なビジネスホンを選んでおくと、増設する際に買い替える必要がなくなります。

【導入台数を決める】

各デスクに対して1台のビジネスホンを置く場合が多く、デスクの台数を目安として決めるのもいいと思います。

【必要な同時通話数を決める】

従業員数の約3分の1を目安として、同時通話数(外線数)を決めることが一般的です。

次回はさらに詳しく、ご案内いたします。

ビジネスホンの選び方

2019-02-01

新潟市の皆様、こんにちは☆

2月に入りました☆

今月も新潟の皆様に貢献いたしますので、よろしくお願いします!

初日から気合が入っております!

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そんな今日は2件のLAN工事と、ビジネスホンの設置下見が入っております。

ご新規のお客様ですので、ご納得、ご満足頂けるように務めて参ります。

2月は、よろお客様お一人お一人、一社一社様に寄り添う電話工事、LAN工事を心掛けていきますので、よろしくお願いします。

何かお困りごとがございましたら、遠慮なく弊社までご相談ください。

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さて、昨日までは「事務所移転」についてお伝えいたしました。

通信関係のお引越し、インターネットのお引越し、接続設定のお問い合わせ、遠慮なく弊社までご相談ください。

そして、今日からは、「ビジネスホン」のご案内。

何度か紹介させて頂いていますので、機能紹介は控えまして、今日は「ビジネスホンの選び方」についてです。

ビジネスホンの利便性や、生産性については分かったけど実際はどのビジネスホンを選べばいいか分からない、、、そんな方はぜひ参考にしてみてください。

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1.中古にするか新品にするか

まず最初のポイントは、「中古にするか新品にするか」☆

これで価格が大きく変わります。

もちろん新品の方が価格は高騰しますが、リース契約をして頂くことで、月額費、初期費用を抑えることができます。

また、短期間の利用であれば、レンタルという選択肢もあります。

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