2月, 2019年

ビジネスホンとは???

2019-02-28

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日で2月も終了、最後までしっかり勤め上げて、3月を迎えたいと思います。

そんな、今日は1件ビジネスホンのご案内に伺います。

初めて使うビジネスホンのため、用途や費用を相談させて欲しいとのことでした。

そういったお問い合わせや、ご相談も大歓迎です☆

インターネットで調べたり、問い合わせ窓口に聞いてみたりはするが、結局よく分からず、、、。

なんてことはありませんか?

弊社の場合、実際に買って頂けなくても、直接お客様先へ出向き、ご納得頂けるまで、ビジネスホンのご案内を差し上げます。

決して安い買い物ではなく、お仕事での必需品としてずっとお使い頂くものですので、ゆっくり検討してみてください。

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それでは、上記のお客様のように、初めてビジネスホンをお使いになる方にご安心頂けるように、今日は今一度、「ビジネスホン」とは何なのか?

を、シンプルに紹介していこうと思います。

それでは、どうぞ☆

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【ビジネスホンとは?】

まず、ビジネスホンの特徴は、「複数の外線と内線を共有して使用できる電話機」ということです。

ビジネスホンとは、何ですか?

と、聞かれたら、シンプルにこの一言に尽きます。

「ビジネスホンとは、複数の外線と内線を共有して制御できる電話機の事です」

その中で、用途や構造、様々な説明や、機能紹介をさせて頂き、実際に導入してみると、どのように業務効率が上がるのかを、想像して頂きます。

最適なビジネスホンをお選びします☆

2019-02-26

新潟市の皆様、こんにちは☆

通信関係、オフィス環境に耳寄りな情報をお伝えしています、OAブログです。

本日は、新潟市内で、2件のビジネスホン設置に行ってきます。

初めてビジネスホンをお使いになるということでしたので、設定から操作のご案内まで、ご満足頂けるように努めて参ります。

弊社は、電話工事を主に行っておりますので、売って終わり、悪質で売りっぱなしの販売店様とは異なり、電話工事後の設定や電話帳の移行、操作のご案内まで行います。

また、定期的にお客様の元へ訪問し、アフターサービスや、フォローメンテナンス作業も欠かしません。

安心して、ビジネスホンをお使い頂くために、精一杯努めますので、ぜひ弊社までご相談ください。

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さて、前回までで10個の「ビジネスホンの便利機能」を紹介してきました。

気になる機能、使ってみたい機能もいくつかあったことと思います。

繰り返しになりますが、ビジネスホンのことなら、弊社にお任せください。

もっと仕事の効率を上げたい、便利に電話機を活用したい、従業員が増えた、オフィスを移転する予定がある、、、などという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

皆様にご予算、用途、ご希望をヒアリングさせて頂き、ピッタリの機種、機能、プランで見積りをお出しします。

下見の際の出張費も無料です。

お客様1社1社のため、オフィス規模、環境、ワークスタイルとさまざまな視点で最適なビジネスホンをお選びいたします。

ビジネスホンのワンショット留守電

2019-02-25

新潟市の皆様、こんにちは☆

2月の最終週です(^^)/

今週も張り切って、勤め上げ、今月を締めくくりたいと思います。

今日は2件、ビジネスホンの電話工事が入っていますので、新潟市を回ってきます。

皆様、お問い合わせはお気軽に弊社までお願いします。

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では、今回も本題に参りましょう。

前回で最終章のはずでしたが、長くなってしまい、今回にずれ込みました(笑)

「ビジネスホンの便利な機能紹介」。

最後は、「ワンショット留守電」について。

10.【ワンショット留守電】

「ワンショット留守電」とは、ワンタッチ操作で留守番電話の録音へ繋げることができる機能です。

何が便利かと言えば、通常の留守番電話ではある程度コールした後に用件の録音へと繋がります。

そうなると、相手をしばらくの間待たせ、留守のメッセージが流れるため、相手の時間を取るので、印象もあまり良いとは言えません。

そのため、出られないという状況であれば、すぐに留守番電話に繋がる「ワンショット留守電」が活躍します。

〈こんなオフィスにおススメ〉

コールセンターなどで、お客様をお待たせしたくない場合。

コールセンターや、お客様センターなど、直接消費者、お客様と接する電話対応ではお待たせすること自体が売上へマイナスに働くことがあります。

もし、電話を受けることが困難な場合、「ワンショット留守電」にすることで、お客様を待たせることも、イメージを悪くすることもなくなります。

お客様満足度の向上へ、お役立てください。

今週末もビジネスホン工事

2019-02-22

新潟市の皆様、こんにちは☆

今週も早いもので、もう金曜日を迎えました。

今日も全力で新潟市に貢献いたします。

この後、ビジネスホンの電話工事に行ってきますので、ご満足頂けるように勤めて参ります。

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それでは、そんなビジネスホンの電話工事前に、昨日の続きのご紹介です。

9.【自動応答】

「自動応答」とは、正確には「音声自動応答システム(IVR)」と呼びます。

あるある話、サポートセンターやお客様センターで、このような経験はないでしょうか。

「〇〇に関しては「1」を、△△に関しては「2」を…☆☆に関しては「5」を押してください。」・・・。

このように、事前に繋ぎ先をシステム上で選び、効率よく電話を回すことができるのが「自動応答」です。

〈こんなオフィスにおススメ〉

色々な部署宛てに電話がかかってくる場合。

部署が複数ある場合、まず気づいた社員が電話に出て、用件や担当名を聞き、他部署へ繋げるといった対応が多いと思います。

その際、「自動応答」を設定すれば、繋げる前にシステムが部署を割り当ててくれるため、余計な手間をかけず、業務に集中することができるようになります。

10.【ワンショット留守電】

「ワンショット留守電」とは、ワンタッチ操作で留守番電話の録音へ繋ぐことができる機能です。

通常の留守番電話では、ある程度コールした後に用件の録音へと繋がるため、ある程度、相手を待たせることになり、あまり良い印象を与えません。

次回は、こちらの解説です。

LAN工事の対応で三条へ

2019-02-21

新潟市の皆様、こんにちは☆

本日は新潟市を少し離れ、三条にてビジネスホンの電話工事と、LAN工事の依頼を頂いております。

事業の拡大、従業員増員により、オフィス環境、レイアウトの変更で、業務効率を上げたいというご相談でした。

ビジネスホンとLAN工事の手配で対応し、貢献させて頂きます。

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それでは、皆様に少しでもビジネスホンの魅力を知って頂くための、「ビジネスホンの便利な機能紹介」について。

前回の続き、「通話モニター」からのご紹介です。

8.【通話モニター】

前回の紹介では、かかってきた通話に対する会話を、別のビジネスホンで聞くことができるため、「新人教育」などに用いられるとお伝えしました。

もちろん、聞いている側のこちらの声は相手には届きません。

また、実際に上司、先輩社員とお客様や取引先とのやり取りを聞くことができ、より分かりやすく実践的な教育ができる、それが「通話モニター」機能です。

〈こんなオフィスにおススメ〉

電話対応やテレマーケティング業務を、新入社員にわかりやすく教えたい場合。

新入社員はもちろん、テレマーケティング業務では細かい話し方や流れ、雰囲気など教える際、口頭だけでは難しいことがあります。

その際、「通話モニター」機能を使うことで、お客様との話し方や技術を実際に聞いて教えることが可能になります。

教えられる側が分かりやすいのはもちろん、教える側も説明しやすいためおすすめの機能です。

LAN工事で業務効率アップ

2019-02-19

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日も新潟市内を、ビジネスホンの電話工事、LAN工事で回っております。

業務効率アップ、オフィス環境の改善をお考えの方、ぜひ弊社までお問い合わせください。

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それでは、昨日の続き☆

「ビジネスホンの便利な機能紹介」です。

7.【代理応答】

「代理応答」とは、不在、または通話中のビジネスホンに内線が来たときに、他の人が代わりに内線を代理で取ることができる機能です。

周囲のビジネスホンが鳴っていたり、他部署のビジネスホンが鳴っていたりという際に大変便利です。

代理応答には三種類あり、「内線番号指定代理応答」、「自グループ内内線代理応答」、「グループ指定内線代理応答」で、 主な違いは代理応答をするビジネスホンのグループ設定によって変わりまってきます。

〈こんなオフィスにおススメ〉

他のデスクのビジネスホンにかかってきた内線を、手元のビジネスホンで取りたい場合。

遠くの席で鳴る内線を手元のビジネスホンで取ることができるのが、「代理応答」の大きなメリットです。

もちろん、これは他部署の場合も同様で、他部署が全員会議のため一時的に電話を取ってほしいというときに「代理応答」で対応が可能です。

8.【通話モニター】

「通話モニター」とは、通話中の会話を別のビジネスホンから聞くことができる機能です。

こちらの会話を聞くのみで、聞いている側の声は聞こえません。そのため多くは「新人教育の場」で利用されます。

LAN工事で配線をスッキリさせませんか?

2019-02-18

新潟市の皆様、こんにちは☆

今週も始まりました☆

2月も後半、張り切っていきたいと思います。

今日は新潟市のお客様のもとへ、LAN工事にきております。

デスク周り、デスク下のごちゃごちゃした配線をどうにかしたいということでした。

そんな時も、弊社の出番です。

LAN工事で、スッキリしたオフィスを実現させませんか?

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それでは、本題。

ビジネスホンの「便利な機能紹介」☆

今日は、【ナンバーディスプレイ】のご紹介。

6.【ナンバーディスプレイ】

「ナンバーディスプレイ」とは、ビジネスホンのディスプレイに電話番号を表示させる機能です。

多くの方には、ビジネスホンに標準装備されているものと思われていますが、実際はNTT東日本や西日本のオプション(付加)サービスなんです。

かかってきた相手の電話番号が分かると、よく電話の来る取引先や顧客が出る前から認識できたり、見覚えのない電話や「非通知」など避けたい電話番号を判断することも可能です。

ビジネスホンには、絶対に付けたい機能の一つです。

〈こんなオフィスにおススメ〉

迷惑電話や、営業の電話が多くて困っている場合!

お心当たりの方も多いと思います。

仕事上、営業の電話は付き物と思いますが、あまりにもしつこいと、仕事の妨げになりますよね。

また、迷惑電話も何度も同じところからかかってくる、という経験もあるのではないでしょうか。

その際、事前に電話番号が分かっていれば、業務を妨害されず、電話に出る必要のないものの判断が可能になります。

今日はLAN工事2件☆

2019-02-14

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日も張り切って、新潟市内を電話工事、LAN工事で回っております。

何か通信関係や、オフィス環境のことでお困りの際は、弊社までお気軽にお問い合わせください。

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それでは、「ビジネスホンの便利な機能」について。

ボイスメールについてのご案内。

ビジネスホンにかかってきた電話の伝言ミスを減らしたり、取次ミスや、その手間を減らしたいという方におススメの機能です。

また、同じメッセージを複数のメールボックスへ送り、ビジネスホンなどから聞くことができます。

5.【電話帳】

「電話帳」とは、スマートホンや携帯電話の電話帳(アドレス帳)と同じ役割を持つビジネスホン機能の一つです。

これは、必須ですね☆

電話帳は顧客や取引先の電話番号を名前とともに登録・記憶することができ、この情報は「主装置」という機器を経由することで、その他のビジネスホンと共有することが可能です。

主に電話帳には、主装置から登録情報を全部のビジネスホンに適応させる「共通電話帳」と、ビジネスホンごとに登録する「端末別電話帳」の二種類があります。

〈こんなオフィスにおススメ〉

取引先や顧客が多く、いつもプッシュ回線で電話をかけている場合。

電話をかける際、毎回、電話番号を調べてはいませんか??

携帯電話と同様、電話帳(アドレス帳)を活用し、ダイアルミスや、手間を削減しましょう。

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次回は、「ナンバーディスプレイ」のご紹介です。

ビジネスホン、不在時の対応

2019-02-13

新潟市の皆様、こんにちは☆

今日もビジネスホンの電話工事、LAN工事と新潟市のお客様の元へ行ってきます!

昨晩、雪が降りましたので、運転、移動には十分注意していきたいと思います。

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それでは昨日の続き、ビジネスホンの便利な機能、「不応答着信のお知らせ」。

〈こんなオフィスにおススメ〉

外出中に電話がかかってくることが多い場合です。

緊急時や、事前に急ぎの用件とわかっている電話にはなるべく早く対応し、ビジネスチャンスを逃さないようにしたいですよね。

「不応答着信お知らせ」機能は、登録しているスマートホンや携帯電話に、社内のビジネスホンに着信があったことをお知らせしてくれるため、不在時も相手を待たせることなく折り返すといった対応が可能になります。

4.【ボイスメール】

「ボイスメール」とは、ビジネスホンでの通話や、留守番電話の録音を一時的に、主装置側に蓄えることができる機能です。

主装置内はメールボックスごとにメッセージが管理されており、そのメリットは録音がビジネスホンを通し、「共有」できるという点にあります。

例えば、不在の担当にどのような会話をしたか、そのまま録音し、担当のメールボックスまで送れば、細かいニュアンスまではっきりと伝わり、伝言ミスなどを格段に減らすことができます。

〈こんなオフィスにおススメ〉

伝言ミスや、取次の手間を減らしたい場合です。

ミスや手間を減らし、生産性を上げたいというオフィスにおススメの機能です。

ビジネスホン、「留守電2チャンネル」

2019-02-12

新潟市の皆様、こんにちは☆

3連休明けですね☆

今週も頑張っていきたいと思います!

今日は今まで、ビジネスホンの電話工事、LAN工事で新潟市内を回っておりました。

対応がありましたので、少し遅めの更新です。

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それでは、前回の続き☆

ビジネスホンの便利な機能紹介です。

2.【留守番電話2ch使用】

「留守番電話2ch使用」とは、留守番電話の際に異なるメッセージを流すことができる機能です。

本来の意味としては、留守番電話を2ch(2回線)分を使い、設定すると言う意味で、たとえば 「部署ごとに違うメッセージを流す」、「営業時間が違うため、別々に留守番電話を設定ができるようにする」 、という際に使うことができます。

〈こんなオフィスにおススメ〉

部署ごとに電話対応ができる時間が異なる場合です。

留守番電話を2回線使うことで、営業部では「ただ今の時間は営業時間外となっております。営業時間は午前10時から午後7時間までです。。。。」、と言ったメッセージを。

総務部では、「ただ今の時間は受付時間外となっております。受付時間は午前9時から午後6時間までです。。。」と、それぞれのメッセージを入れることができます。

3.【不応答着信のお知らせ】

「不応答着信お知らせ」機能は、外出時やオフィス不在時に便利な機能です。

オフィスのビジネスホンに着信があり、誰も出ることができなかった場合、事前に登録しているスマートホンや携帯電話宛てに 「ビジネスホンに着信があったこと」、「その着信に誰も応答しなかったこと」をお知らせしてくれます。

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