10月, 2021年

業務利便性の向上に、ビジネスホン

2021-10-21
今回、新潟で初めてのビジネスフォンの導入をしたお客様です。
それまでは、事務所の代表番号はアナログの単独回線(1通話で話中)、発信用で別の回線を使い、家庭用の電話機と小型のFAXを使って業務を行っていました。
最近は、FAXの使用頻度が少なくなる中で、専用の回線を用意しておくことが無駄なのではないかと事から今回のお話になりました。
今までの番号を、番号ポータビリティすることでそのまま、ひかり電話オフィスタイプへと移行して使用します。(NTTで始めから番号を取得した場合)
ひかり電話の場合は、市内局番が違っていても一契約で今までと同じ番号を使う事が出来ます。
AspireXで使う番号毎に、同時に着信する数を制御する事で使っている同時通話可能な回線数を減らして、回線の使用効率を改善しています。
基本費用を抑えると同時に、利便性の向上と回線の無駄を省くための、ビジネスフォン導入となりました。
今回、コードレス電話機も必要と言うお話をいただきましたが、あまり必要性が高いとも思えなかったために、今まで使っていた家庭用のコードレス電話機をそのまま、ビジネスフォンのシステムに取り込み使用しています。
回線も、ひかり電話オフィス1契約にまとめた事で、基本費用も利便性も向上。今までは、かかってきた電話番号ごとに、バラバラの電話機で応対していましたが、全部の番号を1台の電話機で使えるようになり、スタッフの方も対応が楽になっています。全ての番号に対して、留守電設定をして不在時の対応はもちろんですが、不応答転送を利用する事で、スタッフが少ない時などの電話に応対出来ない場合も、着信に応答をしないとタイマー設定で留守番電話が作動するようになっています。
最初は、無かった話ですが業務上使えると便利と言う事で、自動通話録音(標準機能、設定で利用可)も利用しています。
通話中に、録音が必要と判断した時だけ保存操作をすれば、会話内容は最初から保存されます。
保存操作をしない場合は、保存されずに消去されます。
重要な内容は、AspireXと接続したパソコンで、音声データファイルを保存。
今まで使えなかった、全部の電話機共通で短縮番号も使えるようになりました。

ビジネスホン質問事例㉚IN新潟

2021-10-19
新潟の皆様、こんにちは。本日はビジネスホンをご使用されているお客様から頂いたことのある質問をご紹介させていただきます。

質問
ビジネスホンを使用しております。先日から通話中に雑音が入ります。電話を発信中の時はまったく雑音が入らないのですが、ビジネスホンの着信中に雑音が入ることが頻繁に起こります。
ビジネスホンを合計5台使用しておりますが全ての電話機でその症状が起きております。 原因は分かりますでしょうか?
ご教授よろしくお願いします。

回答
ご質問ありがとうございます。
そのケースですと電話機本体の故障の確率は低いと思います。全台同時に故障することは考えられないので、可能性として考えられるのは主装置の故障か回線の障害となります。
それを簡単に調べる方法は、ビジネスホンに接続しているNTT回線を、点検用電話機に接続してみて発着信のテストをしてみることです。それで障害が出なければ主装置の故障、それでも同じ症状が出るようであれば回線の障害と判断できます。
ですから、まずは弊社の営業担当がご訪問させていただき、上記テストを行うことにより判断ができます。
当社は、点検を無料でしておりますので、お気軽にお問い合わせいただければと存じます。

ビジネスホンは特殊な機械となりますので、専門の工事業者にトラブルが起きた場合は問い合わせすることをお勧めします。
新潟でビジネスホンのことでしたら当社までお問い合わせください。

ビジネスホン、回線切り替えの注意点

2021-10-15
本日は新潟で、先日工事の対応でお伺いさせていただいた案件についてお話させていただきます。ビジネスホンをお使いの方で今後回線の切り替えをご検討されるご予定があるお客様のフレッツ光を再度引き直した際に、一度アナログ回線に戻しました。その時に生じる障害の対処方法を簡単にご説明いたします。

まずは代表番号、FAX番号をアナログ回線に、戻した際にFAX回線のみ障害が起きる可能性がございます。送信はできるが受信はできない、受信はできるが送信はできない、もしくはそのどちらも使用できないことがございます。
基本的にはダイヤルではなく、プッシュになりますので時間の経過とともに自動で切り替わります。時間が経過したにも関わらずFAXの送受信ができないのであれば一度再起動を試してみるのも良いかもしれません。
上記の方法で改善されない際は、FAXの配線を確認するのも良いかもしれません。アナログ回線に戻しているため、配線の順番や挿し口が間違えていないのか、単独で引いているのかを確認してください。
次に複合機やプリンター側の設定が必要になるケースもございます。その際は、最初ご購入された販売店さんにご相談してみて下さい。もしくは、複合機の保守メーカー担当者にお問い合わせして頂ければスムーズになります。

続いては、ビジネスホン移行する前に確認するべきことについてです。
今まで家庭用の電話機で対応していたけれど、移転機にビジネスホンに変更するというケースもあると思います。ビジネスホンはオフィス電話機、業務用電話機とも言われています。利用するには主装置の設置が必要になります。

主装置を設置することで外線や内線、内線間を共有できます。ビジネスホンは、一本の電話線で複数の電話機を利用できます。
通常、電話機は一台に対して電話線が一本必要になります。つまり、電話機を10台使用するとしたら、10本の回線が必要になるわけですが、ビジネスホンであれば電話線の本数が少なくなるため、見た目もすっきりしますし危険性も低くなります。

ビジネスホン質問事例㉙IN新潟

2021-10-13
新潟の皆様、こんにちは。本日はビジネスホンをご使用されているお客様から頂いたことのある質問をご紹介させていただきます。

質問
ビジネスホンを使用しております。全部で10台の電話機を使用していますが一台の電話機の調子が悪いです。具体的に雑音が入る、話している最中に電話が切れてしまうといった症状です。一度点検をしていただきたくご連絡いたしました。

回答
可能性として考えられるのはビジネスホンの故障、回線の障害、屋内配線の断線です。
こちらのケースですと回線の障害の可能性はとても低くなります。もし回線障害であれば全ての電話機に異常がでるからです。そして屋内配線の断線の可能性も同じく低くなります。断線している場合は電話の発着信が一切不通となりますので、この場合ですとビジネスホンの故障の可能性が高くなります。
ビジネスホン本体の故障、もしくは受話器の故障、ジャックやカールコードの不具合の可能性もあるので、こちらの場合は現場で点検させていただければ特定ができます。
ただし、10年以上使用していただいているビジネスホンですと、メーカー側で部品の生産が終了しておりますので、在庫がない場合は修理や交換ができません。

ビジネスホンは特殊な機械となりますので、専門の工事業者にトラブルが起きた場合は問い合わせすることをお勧めします。
新潟でビジネスホンのことでしたら当社までお問い合わせください。

ビジネスホンの増設工事と通信費削減

2021-10-11
新潟の皆様、こんにちは。今週は新潟市内でビジネスホン増設工事を行いました。オフィスビルのテナントに入っているお客様で、当社で導入させて頂いたビジネスホンを使って頂いております。今回の増設はそのビジネスホンを設置しているお部屋ではなく、廊下を挟んで向かいのお部屋に一台電話機を増設したいというご希望でした。今までの事務所が手狭になってきたタイミングで向かいのお部屋が空き、そちらのテナントも借りることにしたということでした。

オフィスビルなので、壁に穴を空けて廊下の天井をつたって向かいのお部屋に配線するという訳にはいきません。こういった場合はオフィスビルの大家さんに許可を得てから配電盤や分電盤内にある配管を使い配線を接続します。配管がある場合しかできませんが、オフィスビルであれば通常、配管がそれぞれのお部屋にいっています。こちらの配管を利用すれば配線を廊下に出すことなく、どのお部屋にも配線を伸ばすことができます。

今回の電話工事は配管に余りのスペースがまだあったので、LANケーブルも配線させて頂きました。インターネットを別で契約すると毎月五千円前後の通信費が発生します。利便性を下げずに通信費はなるべく抑えるべきです。無駄になっているサービス料やオプション料が発生している方は少なくありません。電話工事のご相談だけではなく、通信費の見直しに関しても当社までお気軽にお問い合わせ下さい。

ビジネスホン質問事例㉘IN新潟

2021-10-06
新潟の皆様、こんにちは。本日はビジネスホンをご使用されているお客様から頂いたことのある質問をご紹介させていただきます。

質問
ビジネスホンを使用しています。転送電話を使う際に日にちや時間によって転送先を変えたいです。できれば頻繁に転送先を変更するので、ビジネスホンでワンタッチ変更できると助かります。NTTに転送先を変える連絡をすると時間がとてもかかるので、何卒お願いします。

回答
お問い合わせありがとうございます。ビジネスホンの主装置には一定の作業を記憶させる機能が付いております。NTTに転送設定をするときには142に発信をして転送先番号や転送の仕方を設定します。説明を聞きながら設定をすると2分近くの時間がかかります。
頻繁に設定を変えるとストレスになりますよね。
ビジネスホンをうまく活用すると、一つのボタンを押すだけでこの作業を完了することができますので、とても快適に使用することができます。
また、3番号転送先があるとすると3個のワンタッチ転送ボタンを作成することができるのでとても便利に使用することができます。
時間は有限であり、お金で買うことはできません。生産性と利便性を上げるためにもビジネスホンをうまく活用することをお勧めいたします。

ビジネスホンは特殊な機械となりますので、専門の工事業者にトラブルが起きた場合は問い合わせすることをおすすめします。
新潟でビジネスホンのことでしたら当社までお問い合わせください。

新潟ビジネスホンオフィス電話工事

2021-10-01
オフィスを移転する際の電話工事は、手続きに何かと時間がかかります。 その理由は工程の多さにあります。
電話工事の工程をまとめると以下のようになります。

現状を把握する 現在契約中のキャリアに連絡 電話回線の移設工事日が決定する
業者の選定、依頼
まずは、現状の電話機の数、電話機のメーカー、契約している通信キャリアを確認します。さらに、業者との打ち合わせのために、引っ越し先のオフィスで使用する、電話機の数も把握しておかなくてはいけません。
電話回線の移設手続きは、2週間から1ヵ月ほどかかります。アナログ回線、デジタル回線では2週間程度、ひかり電話やIP電話では1ヵ月以上かかることがあるため、最低でも引っ越しをする1ヵ月前には契約中のキャリアに連絡しなくてはいけません。
キャリアに連絡するのと同時に、撤去工事と移転先での設置工事を依頼する業者を探します。電話工事を行う業者は数多くありますので、選ぶのにも時間がかかると思います。打ち合わせも数分では終わりませんし、業者も他の仕事との兼ね合いで、指定した日に対応できないケースもあります。そのため、早めに連絡しておくと安心です。
電話工事のために多くの時間を割けるのでしたら、2ヶ月ほどでもできるかもしれませんが、空いている時間に行うという場合は、3、4ヶ月以上は余裕をもって計画を立てるのがよいでしょう。

今まで家庭用の電話機で対応していたけれど、移転機にビジネスフォンに変更するというケースもあると思います。ビジネスフォンはオフィス電話機、業務用電話機ともいわれていて、利用するには主装置の設置が必須です。
主装置を設置することで外線や内線、内線間を共有できるようになります。Sクラス、Mクラス、Lクラスとあり、それぞれ電話機の設置台数が違います。2台以上同時に電話機を使用する機会がある場合は、ビジネスフォンへの切り替えがおすすめです。
ビジネスフォンは、1本の電話線で複数の電話機を利用できます。通常、電話機は1台に対して電話線が1本必要になります。つまり、電話機を10台使用するとしたら、10本の回線が必要になるわけですが、ビジネスフォンであれば電話線の本数が少なくなるため、見た目もすっきりしますし、線に躓く危険性も減らすことができます。
また、主装置は同時通話できる回線数が決まっていますので、何人使用するのかある程度の目安を決めておくが大切です。電話機だけでなくFAXやドアホンなどにも利用可能ですので、ビジネスフォンを導入するときは実際の使用状況を考えて決めましょう。
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